ACTIVIDAD N°3. BASE DE DATOS

DEFINICIÓN DE BASE DE DATOS

     Es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente, es decir, es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. En donde cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.

CARACTERÍSTICAS

     Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:

• Independencia lógica y física de los datos.

• Redundancia mínima.

• Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.

• Integridad de los datos.

• Consultas complejas optimizadas.

• Seguridad de acceso y auditoría.

• Respaldo y recuperación.

• Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

TABLA
     Una tabla es una herramienta de organización de información que se utiliza en bases de datos en la informática. Estas a menudo son incluidas en bases de datos u hojas de cálculo, pero también pueden incorporarse a documentos de texto y otros programas. Una tabla típica está compuesta por filas horizontales y columnas verticales.
     Las partes constitutivas de una Tabla está dada por los Campos y Registros, siendo las primeras el nombre técnico que se le da a las Columnas, siendo de carácter único e irrepetible y teniendo un tipo de dato que es definido en sí mismo. En lo que respecta a los Registros, esta denominación es justamente la asignada a las Filas de la tabla, también incluyendo datos, que están también definidos en sí mismos y que pueden ser valores nulos.
    La conjunción de cada Campo y Registro es justamente una Celda, lo que permite su rápida identificación en una Fila y Columna determinada lo que permite una asignación de un nombre único e irrepetible para poder acceder rápidamente a dicho dato.

     Cada uno de estos datos incluidos en una Celda puede verse afectado o bien modificar a valores que estén contenidos por otra celda, de lo cual depende la operación que hayamos realizado.
     Siendo el Campo un espacio de almacenamiento para un dato en particular, es decir, es la mínima unidad de información a la que se puede acceder. mientras que el Registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad.

TIPOS DE DATOS

• Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos encontrar enteros “sin decimales” y reales “decimales”.
• Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.
• Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder ser indexados.
• Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y otra.
• Alfanuméricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres).
• Autoincrementables: son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya que resultan exclusivos de un registro.

     Además del tipo de Dato, existe  un campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada, que se llama "campo clave".

     Campo clave: Es un campo particular dentro del registro, que permite la identificación exclusiva y unívoca de cada registro. La clave debe ser un valor que no se repita, como por ejemplo, el número de cédula de identidad, número de identificación, el número de carnet en una universidad o el número de seguro social.

CONSULTAS
     Son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
     Básicamente, una consulta es una forma de buscar, encontrar y exhibir determinada información, extrayendola del cúmulo de datos que almacena la base. Los datos que responderán a la consulta pueden provenir de una o varias tablas.

Los tipos de Consultas 

• Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). 
• Consultas de acción: Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. 
• Consultas específicas de SQL: Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

INFORMES

     Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

     Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

MANEJADORES DE BASE DE DATOS

     Es una colección de software muy específico, cuya función es servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las distintas aplicaciones utilizadas. Como su propio nombre indica, el objetivo de los sistemas manejadores de base de datos es precisamente el de manejar un conjunto de datos para convertirlos en información relevante para la organización, ya sea a nivel operativo o estratégico. Esto mediante una serie de rutinas de software para permitir su uso de una manera segura, sencilla y ordenada. Se trata, en suma, de un conjunto de programas que realizan tareas de forma interrelacionada para facilitar la construcción y manipulación de bases de datos, adoptando la forma de interfaz entre éstas, las aplicaciones y los mismos usuarios.

     Por consiguiente, su uso permite realizar un mejor control a los administradores de sistemas y, por otro lado, también obtener mejores resultados a la hora de realizar consultas que ayuden a la gestión empresarial mediante la generación de la tan perseguida ventaja competitiva.

CARACTERÍSTICAS DE LOS MANEJADORES DE BASE DE DATOS

• Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción.
• Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
• Redundancia mínima. Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la aparición de información repetida o redundante. De entrada, lo ideal es lograr una redundancia nula; no obstante, en algunos casos la complejidad de los cálculos hace necesaria la aparición de redundancias.
• Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia nula, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea.
• Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se encuentra segura frente a usuarios malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos.
• Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada.
• Respaldo y recuperación. Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de respaldo de la información almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder.
• Control de la concurrencia. En la mayoría de entornos (excepto quizás el doméstico), lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Y es también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues, un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la información, que podría derivar en inconsistencias.

TIPOS DE MANEJADORES DE BASE DE DATOS

• Microsoft SQL Server: Es un sistema para la gestión de bases de datos producido por Microsoft basado en el modelo relacional.
• PostgreSQL: Es un sistema de gestión de base de datos relacional orientada a objetos y libre, publicado bajo la licencia BSD. Como muchos otros proyectos de código abierto, el desarrollo de PostgreSQL no es manejado por una empresa y/o persona, sino que es dirigido por una comunidad de desarrolladores que trabajan de forma desinteresada, altruista, libre y/o apoyada por organizaciones comerciales.
• MySQ: Es un sistema de gestión de bases de datos racional multihilo y multiusuario con más de seis millones de instalaciones. Por un lado se ofrece bajo la GNU GPL para cualquier uso compatible con esta licencia, pero para aquellas empresas que quieran incorporarlo en productos privativos deben comprar a la empresa una licencia específica que les permita este uso.
• Oracle: Es un sistema de gestión de base de datos objeto-relacional (o ORDBMS por el acrónimo en inglés de Object-Relational Data Base Management System), desarrollado por Oracle Corporation. Se considera a Oracle como uno de los sistemas de bases de datos más completos y destacando.
• Microsoft Access: Es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

Para la Creación de una Base de Datos en Access se entra a diccho office se le da un clic  en la pestaña de ARCHIVO en el que se despliega una serie de opciones como:

     Luego en la opción que dice NUEVO se le da un clic en el que abre:

     Posteriormente se le da doble clic a donde dice Bases de datos en Blanco y aparecerá la siguiente hoja:

     Finalmente se le da clic en donde dice Crear una tabla en vista de diseño, abriéndose la hoja a la cual se le suministrara los datos requeridos:

     Para Modificar o Eliminar Datos se abre la base de datos y la tabla a modificar o eliminar el dato y después de esta abierto el archivo se le da clic al registro y se puede modificar, igual en la parte superior hay una pestaña que pertenece al registro y al hacer clic al campo que desea cambiar y luego a donde dice eliminar en la pestaña de registro esta se eliminara para dar paso a dato que desee agregar. y al insertar lo que se desea se le da clic a guarda en la pestaña de registro.

     Modificada:

     Se puede observa también que fue eliminado un campo, el cual se puede realizar al hacer un clic en el nombre del campo y este automáticamente se sombrea, y haciendo clic derecho aparecerá eliminar campo. 

     Para Imprimir Informes y Reportes nos podemos ir a la pestaña de archivo y darle clic a la opción Imprimir, en el cual aparecerá la opción rápida en la cual se imprimirá automáticamente, también esta la opción imprimir que nos permitirá realizar la configuración de impresión así como el numero de copias que se requiera, y finalmente la opción de vista preliminar que te permitirá observar la información antes de imprimir a fin de modificar cualquier error que contenga.

     Cabe destacar que también se contiene el Método abreviado de teclado  "Presione CTRL+P", aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir, establezca o cambie las opciones del cuadro de diálogo según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

     

      

     Para Importa Datos por lo general al abrir Access nos vamos a la pestaña de Datos Externos a la parte que dice Importar

     Luego se especifique el origen de los datos (su ubicación en el disco), se elije si se desea anexar los datos a la tabla existente o crear una tabla nueva. Especifique exactamente qué datos del documento desea importar y se indique si la primera fila contiene encabezados de columna o si se debe tratar como datos, Especifique el tipo de datos de cada columna, se elija si desea importar solo la estructura, o bien la estructura y los datos y por ultimo se coloca el nombre para la nueva tabla. quedando así:

     Para Exportar Datos, se abre la base de datos de la que desee exportar datos, y nos vamos a la pestaña de datos externos, hacemos clic en el tipo de datos al que desea exportar. Por ejemplo, para exportar datos en un formato que se pueda abrir con Microsoft Excel, haga clic en Excel.

     En la mayoría de los casos, Access inicia el Asistente para exportación. Es posible que el asistente le solicite información como el nombre y el formato del archivo de destino, si desea incluir formato y diseño, qué registros desea exportar, etc.

     En la última página del asistente, por lo general Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de exportación. Si cree que deberá realizar la misma operación de forma recurrente, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la exportación, complete la información y haga clic en Cerrar. A continuación, puede hacer clic en Exportaciones guardadas en la ficha Datos externos para volver a ejecutar la operación.

BIBLIOGRAFÍA

• Pérez D. (2007). Que son las bases de datos. Maestros del web. Consultado el 22 de noviembre del 2015. Disponible en: http://www.maestrosdelweb.com/que-son-las-bases-de-datos/
• Gobierno Bolivariana de Venezuela. Red Escolar.  Nacional. Consultado el 22 de noviembre del 2015. Disponible en: http://www.rena.edu.ve/cuartaEtapa/Informatica/Tema9.html
• Guerrero Alejandra (2010). Informática. Consultado el 22 de noviembre del 2015. Disponible en: http://alejandraguerrerop.blogspot.com/2010/08/consultas.html
• Gonzalez Cande (2011). Sistema manejador de base de datos (SMBD). Consultado el 22 de noviembre del 2015. Disponible en: http://sistemamanejadordebasededatossmbd.blogspot.com/2011/02/diferentes-tipos-de-sistemas-de.html