ACTIVIDAD N°2. PLANTILLAS, FORMULARIOS Y GRÁFICOS

DEFINICIÓN DE PLANTILLA 

     Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página.

     Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura.

CARACTERÍSTICAS DE LAS PLANTILLAS:

     Toda plantilla que se agregue a la aplicación tendrá que tener definidos los siguientes conceptos en su ficha para una correcta utilización y catalogación:

• Datos generales: Aquí se indica el tipo de documento por el que se puede clasificar la plantilla (si es una plantilla de un informe, una resolución, un manual, etc.) y sus opciones. Si es una plantilla comodín, se ofrecerán en todos los trámites; si es una plantilla vigente, sólo estará disponible para los nuevos trámites. También puede ocurrir que sea una plantilla que no contenga variables, que sólo sea texto.

• Valores: Lista todas las variables que contiene el documento plantilla y que posteriormente serán combinadas con los datos.

• Pasos: Aquí se puede indicar en qué tipo de expediente y en qué etapa se ofrecerá la plantilla, aunque la aplicación automáticamente genera el listado de los tipos de expediente en donde se utiliza la plantilla.

• Historial: En este apartado se anotan las fechas y comentarios sobre las modificaciones que se han ido haciendo a la plantilla desde que se creó.

• Tipos trámite: Aquí se puede indicar en qué tipo de trámite se ofrecerá la plantilla, aunque la aplicación automáticamente genera el listado de los tipos de trámites en donde se utiliza la plantilla.

• Manuales: Muestra los tipos de expediente donde se utiliza a este documento plantilla como manual o como instancia.

• Sinopsis: Da la opción de incluir una breve descripción sobre la plantilla y sus características en diferentes idiomas.

USOS DE PLANTILLAS EN LÍNEA: 

     Son las plantillas que se pueden acceder o editar a través de Internet.

CONSTRUCCIÓN DE PLANTILLAS 

• En un procesador de texto el cual es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto. Es un programa que transforma el ordenador en una poderosa herramienta para editar, escribir e imprimir documentos de diferentes tipos tales como: informes, trabajos científicos, novelas, cuentos, cartas, poemas, conferencias. Es decir nos brinda la posibilidad de elaborar nuestros propios documentos.

• Hoja de cálculo la cual es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.

• Diapositivas (Power Point) siendo un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, así como presentaciones en diapositivas, animaciones de texto e imágenes pre-diseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación.

     Para la creación de una plantilla en cada uno de los programas descritos anteriormente, se puede decir que es de la misma manera hasta que se le da clic al botón de crear en cada uno de ellas. Se inicia abriendo cada uno y se le da un clic  en la pestaña de ARCHIVO en el que se despliega una serie de opciones como:

     En la opción que dice NUEVO se le da un clic en el que abre: 

     Hasta el momento se puede observar que el procedimiento al inicio es el mismo, cambiando el mecanismo al hacer clic en CREAR sombreado de color verde, cabe destacar que al abrir el formato tanto en el procesador de texto como en la hoja de cálculo se mostrara la misma hoja como si abrieran el documento normal, este se le incluirán formatos, tablas, textos, imágenes, entre otras cosas a conveniencia del usuario y este será representativo es al momento de guardarlo, en cambio en power point en el que tenemos que ir a la pestaña de  VISTA, y en el grupo Vista Patrón, hacer clic en Patrón de diapositivas y abrirá de la siguiente manera: 

     El cual podrá ser modificado a conveniencia del usuario. 

DEFINICIÓN DE FORMULARIO

     Es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, entre otra) en las zonas del documento destinadas a ese propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente. En informática, un formulario consta de un conjunto de campos de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso. Cada campo debe albergar un dato específico, por ejemplo, el campo "Nombre" debe rellenarse con un nombre personal; el campo "Fecha de nacimiento" debe aceptar una fecha válida.

 CARACTERÍSTICAS DE FORMULARIO

• Sencillez en su diseño.

• Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.

• El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos. 

• Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. 

• Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información que contienen los mismos.

• En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios pre numerados.

• Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

• Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha de revisión.

     En fin lo importante es la uniformidad, el orden, la claridad, el contraste, facilidad en llenarlo, de fácil lectura, datos necesarios, dinamismo. Todos estos aspectos caracterizan a un buen diseño de formularios útiles.

     El uso de formularios permite la fácil visualización, modificación e introducción de datos en la base de datos.

• Nos permite administrar nuestra base de datos de un modo más gráfico y sencillo para el usuario.

• Además podemos modificar los datos de nuestra base de datos más fácilmente.

     La modificación directa de los datos presenta varios problemas:

• La información se presenta en “bruto” en el orden en el que se halla almacenada en la tabla, y de ese modo resulta en ocasiones difícil de entender e interpretar.

• Para modificar los datos es preciso tener acceso directo a las tablas, lo que puede resultar en un problema de seguridad si al tratar los datos se borran, aunque sea inadvertidamente la información de los registros.

• Cuando se trata de relacionar la información de varias tablas entre sí, la manipulación de la información directamente desde la tabla resulta compleja y, en ocasiones, sumamente laboriosa.

     Los formularios en los procesadores de textos son diseños que se utilizan para poder introducir, modificar o visualizar registros, pudiendo crearse para imprimir y rellenar a mano (como una encuesta). Los formularios en este caso contienen campos en los que se escribe información, los cuales están protegidos contra cambios en el diseño del documento. Un campo de formulario es la ubicación donde se almacenan cada tipo de datos, como nombre o dirección.

    Esta tiene la finalidad de facilitarles el trabajo a otras personas de las que requerimos información sin que ellos modifiquen los campos que previamente se han pre-diseñado donde lo primero que se realiza es verificar que la ficha de programador este activa 

EJEMPLO: 

     Por otro lado el uso de los formularios en las hojas de cálculos es un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información, estas contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir  y contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos.

     En tal sentido aquí se pueden crear tres tipos de formularios que son: 

• Formulario de datos: podemos mostrar al usuario la información de una sola fila de una tabla

• Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX: Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información, podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles. Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.

• Formularios de usuario en VBA: también conocidos como UserForm, son cuadros de diálogo que hacen uso de controles de formulario para solicitar información al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde código VBA.

DEFINICIÓN DE GRÁFICOS 

      Es todo tipo de representación visual que incluye figuras y/o signos para comunicar uno o una serie de conceptos. Esta representación puede ser una representación gráfica de una operación, demostración o serie de conceptos e ideas que tiene lugar por medio de imágenes, signos y símbolos; o bien, una representación de datos numéricos que se vale de diversos formatos (barras, torta, etcétera) para evidenciar una relación entre datos que corresponden a dos variables distintas.

• Gráficos de columnas: es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. las categorías se suelen organizar a lo largo del eje horizontal, mientras que los valores lo hacen a lo largo del vertical.

• Gráficos de líneas: Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

• Gráficos circulares: Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular. Piense en utilizar un gráfico circular cuando:

• Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.
• Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
• Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
• No tiene más de siete categorías.
• Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

• Gráficos de barras: Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales. Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

• Las etiquetas de eje son largas.
• Los valores que se muestran son duraciones.

• Gráficos de área: Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total.

• Gráficos de cotizaciones: se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Sin embargo, este gráfico también se puede utilizar para datos científicos. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de cotizaciones para indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear gráficos de cotizaciones.

CARACTERÍSTICAS DE LOS GRÁFICOS 

Las principales características de estos sistemas gráficos son:

• Las imágenes se traducen a objetos reales o imaginarios a partir de modelos informáticos.

• Interfaces basadas en técnicas de realidad virtual.

• El análisis de los diseños.

• El proceso de visualización consiste en la realización de un conjunto de operaciones en 2D y 3D sobre un modelo informática de datos para obtener una representación gráfica del mismo en un dispositivo físico de representación.

CONSTRUCCIÓN Y USOS DE GRÁFICOS EN HOJAS DE CÁLCULO

     La hoja de cálculos posee una herramienta que permite la construcción de gráficos simples y complejos, brindando claridad en el momento de analizar la información la representación gráfica de los datos hace que estos se vean más interesantes, atractivos y fáciles de leer que en otros formatos, ya que esta hoja provee varios tipos de gráficos con lo cual el usuario puede elegir el más adecuado para cada situación.

     El proceso a seguir para la definición e inserción de un gráfico ya sea en la misma hoja donde están los datos o en otra hoja del mismo libro es bastante sencillo las opciones necesarias se encuentran en la cinta de opciones, en el apartado Insertar-Gráfico.

TABLA DINÁMICA 

     Es un gráfico que sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy poderosa. Esta puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular. 

     Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:  

• En la hoja de cálculo sombrear los datos a insertar en la tabla dinámica 

• ir a insertar- tabla dinámica y allí aparecerá un cuadro de dialogo en cual se colocara la ubicación pero en ella se dejara la recomendada y solo se debe hacer clic en  ACEPTAR

• Se abrirá un recuadro del lado derecho el cual mostrara la información a colocar en el cuadro, y al hacer clic automáticamente aparecerá la tabla dinámica. 

EJEMPLO DE TABLA DINÁMICA

BIBLIOGRAFÍA

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